Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Kế Toán Thái Hoàng

DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT VỀ HÓA ĐƠN

Hoá đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Tất cả các Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc mọi thành phần kinh tế khi bán, trao đổi hàng hoá dịch vụ phải lập và giao hoá đơn hợp pháp cho khách hàng. Nếu không lập và giao hoá đơn hoặc lập và giao hoá đơn không hợp pháp cho khách hàng là hành vi trốn thuế. Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, dịch vụ hoặc trao đổi sản phẩm có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán hàng lập và giao hoá đơn hợp pháp để sử dụng

Theo quy định hiện hành về quản lý sử dụng hóa đơn thì:

A- Các loại Hóa đơn theo quy định của Bộ tài chính gồm:

- Hoá đơn giá trị gia tăng - mẫu 01 GTGT

- Hoá đơn bán hàng thông thường - mẫu 02 GTTT

- Hoá đơn cho thuê tài chính - mẫu 05 TTC

- Hoá đơn do Cơ sở kinh doanh tự in theo văn bản chấp thuận của Tổng Cục thuế, Cục Thuế, đã đăng ký sử dụng theo quy định

B- Thời điểm lập hóa đơn:

- Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Việc lập hoá đơn có thể viết bằng tay, đánh máy 1 lần in sang các liên có nội dung như nhau

C- Hóa đơn hợp pháp:

-Hoá đơn được dùng để khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế GTGT, tính chi phí được trừ, thanh toán phải là:

+ Hoá đơn mua hàng hoá dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng)

+ Hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn, không rách hoặc nhầu nát

+ Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hoá đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xoá, sửa chữa

+ Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách quyển, cách số, không được ghi lùi ngày.

+ Sử dụng hoá đơn do Bộ Tài Chính phát hành phải ghi (đóng dấu) tên, địa chỉ, mã sô thuế trên liên 2 (liên giao khách hàng), ghi đúng, đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng, tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán. Giá tính thuế GTGT là giá bán chưa có thuế GTGT, giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT. Trường hợp Cơ sở kinh doanh niêm yết giá bán không ghi rõ giá gồm thuế hay không bao gồm thuế GTGT, thì khi lập hoá đơn, giá niêm yết là giá gồm thuế. Cơ sở kinh doanh không được tính thêm thuế GTGT trên giá niêm yết .

+ Trường hợp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có giá trị dưới 200.000 đồng mỗi lần thu tiền, nếu người mua không yêu cầu lập và giao hoá đơn thì không bắt buộc phải lập hóa đơn, nhưng phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Cuối ngày, phân loại hàng hóa dịch vụ theo từng nhóm hàng hóa dịch vụ có cùng thuế suất, tổng hợp doanh thu, thuế GTGT lập một hóa đơn chung làm căn cứ kê khai thuế. Nếu người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng vẫn phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định.

+ Trường hợp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên dù người mua không yêu cầu, người bán hàng vẫn phải xuất hoá đơn cho khách hàng theo quy định.

+ Các Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh kê khai nộp thuế, các đơn vị thụ hưởng tiền từ Ngân sách nhà nước cần phải hạch tóan kế tóan thì khi mua hàng hóa dịch vụ có giá trị thấp vẫn phải yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn theo đúng quy định để làm cơ sở kê khai tính thuế, thanh toán tiền.

D- Sử lý khi bị mất hóa đơn:

Các tổ chức, cá nhân bị mất hoá đơn (Kể cả hoá đơn mua của Cơ quan Thuế và hoá đơn tự in) phải báo cáo ngay Cơ quan Thuế nơi mua hoá đơn hoặc nơi đăng ký hoá đơn tự in

Đ- Các hóa đơn không hợp pháp là những hóa đơn:

- Mua, bán hoá đơn chưa ghi nội dung theo quy định , trừ trường hợp mua hoá đơn do Cơ quan thuế phát hành

- Mua, bán, sử dụng hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng không phát sinh việc mua bán hàng hoá, dịch vụ kèm theo

- Mua, sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn của Cơ sở kinh doanh khác để bán ra, để hợp thức hoá hàng hoá, dịch mua vào không có chứng từ hoặc hàng hoá, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hoá nhưng không kê khai nộp thuế

- Mua, bán, sử dụng hoá đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hoá, dịch vụ giữa các liên của hoá đơn

- Mua, bán, sử dụng hóa đơn đã hết giá trị sử dụng

- Hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ mà thời điểm mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trước ngày xác định Cơ sở kinh doanh bỏ trốn theo Thông báo của Cơ quan thuế nhưng Cơ quan Thuế, Cơ quan Công An và các Cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là các hóa đơn bất hợp pháp

- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mà tại thời điểm mua hàng hóa dịch vụ phát sinh tuy chưa có Thông báo của Cơ quan thuế về việc Cơ sở kinh doanh bỏ trốn, nhưng Cơ quan Thuế, Cơ quan Công An và các Cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là các hóa đơn bất hợp pháp

E- các văn bản hiện hành, quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ gồm:

1. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

4. Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ tài chính sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013, Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013, Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013, Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày

10/01/2013, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014, Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ tài chính để cải cách, đơn giản thủ tục hành chính về thuế.

5. Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ tài chính, hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày sửa đổi Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

F-Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn:

1. Đối với hóa đơn đầu vào

- Các quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ

Về quy định hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Cần lưu ý:

+ Hóa đơn mua cùng trong một ngày:

Nếu trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do vậy cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không.

+ Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần:

Trường hợp thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Còn trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

+ Chuyển tiền qua ngân hàng:

Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

+ Thời điểm thanh toán:

Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.

+ Phương thức thanh toán bù trừ:

Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng được coi là thanh toán qua Ngân hàng; trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.

- Chú ý khấu trừ đối với tài sản cố định

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

- Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán

Hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.

- Các hóa đơn thuê văn phòng

Một số doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, do vậy phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng.

2. Đối với hóa đơn đầu ra:

- Viết nội dung trên hóa đơn

Nội dung trên hóa đơn cần rõ ràng, chính xác với nội dung kinh tế phát sinh thực tế, tránh nhầm lẫn khi áp dụng khung thuế suất. Ví dụ: Ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nội dung hóa đơn là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu nội dung là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ là 10%.

- Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn không

Phải rà soát lại toàn bộ hóa đơn xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào, nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế.

Nếu giám đốc thường xuyên đi công tác lâu ngày thì ủy quyền cho cấp dưới ký để tránh hóa đơn bị ký chậm trễ so với số hợp đồng. ( Những hóa đơn này phải đóng dấu treo bên trái phía trên hóa đơn)

Các dòng thừa trên hóa đơn GTGT kế toán phải gạch chéo.

3- Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra:

-Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);

- Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;

Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;

Biên bản thanh lý hợp đồng mua, bán hàng hóa

4- Các từ được viết tắt trên hóa đơn:

Đơn cử như sau:

- "Phường" thành "P";

- "Quận" thành "Q",

- "Thành phố" thành "TP";

- ''Việt Nam" thành "VN";

- "Cổ phần" là "CP";

- "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH";

- "Khu công nghiệp" thành "KCN";